GPI. 271.2.2017.CP                                                                                  Czarna Dąbrówka, 15.03.2017 r.

Zapytanie ofertowe

            Gmina Czarna Dąbrówka na podstawie art. 4 punkt 8 ustawy z dnia z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U.  2015, poz. 2164) oraz na podstawie załącznika nr 9 do Zasad wdrażania RPO WP 2014-2020 pod nazwą „Wytyczne dotyczące udzielania zamówień w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020” zaprasza do złożenia oferty  na

Zorganizowanie wycieczek edukacyjno - integracyjnych dla uczniów

z terenu Gminy Czarna Dąbrówka

I. Zamawiający:

Gmina Czarna Dąbrówka, ul. Gdańska 5, 77-116 Czarna Dąbrówka

tel. 59/821-26-43

faks. 59/821-26-44

e-mail: gmina@czarnadabrowka.pl lub zamówienia.publiczne@czarnadabrowka.pl

II. Przedmiot zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie wycieczek edukacyjno - integracyjnych dla uczniów z terenu Gminy Czarna Dąbrówka. Zamówienie podzielone jest na dwie części. Szczegółowy podział na części przedstawia się następująco:

1.1. Część I zamówienia obejmuje zorganizowanie 2-dniowej wycieczki edukacyjno - integracyjnej do Warszawy dla 73 uczniów (Gimnazjów z terenu Gminy Czarna Dąbrówka, w tym 35 dziewczynek  i 38 chłopców) + 6 opiekunów (bezkosztowo) w dniach 21-22 czerwca 2017 r.

W ramach realizacji usługi Wykonawca zapewnia:

1) Transport na trasie terenu gminy Czarna Dąbrówka – Warszawa, Warszawa – teren gminy Czarna Dąbrówka. Trzy miejsca zbiórki: parkingi Zespołów Szkół w Czarnej Dąbrówce, Rokitach, Nożynie.

2) Kierowcę z prawem jazdy właściwej kategorii i możliwości techniczne do przewozu osób, bezpieczne i higieniczne warunki przejazdu pojazdem sprawnym technicznie i dopuszczonym do ruchu kołowego

3) Podróż autokarem turystycznym o ilości miejsc wymaganej dla grupy wycieczkowej oraz o standardzie (siedzenia uchylne, klimatyzacja, TV, DVD, itp.) i obsługą kierowców dostosowaną do czasu trwania wycieczki. Zagwarantowanie podczas podróży przerw postojowych (min. 3 w każdą stronę), możliwości oglądania filmów dostosowanych do grupy uczestników (młodzież I-III klasa gimnazjum). Liczba filmów i czas ich odtwarzania winny być ustalone z opiekunami jadącymi z grupą.

4) Pokrycie wszystkich wymaganych opłat drogowych i parkingowych;

5) Zagwarantowanie opieki przewodnika oprowadzającego po Warszawie, zgodnie z programem wycieczki;

6) Pokrycie kosztu wszystkich ujętych w programie biletów wstępu/wejść do zwiedzanych obiektów; Zwiedzanie Centrum Nauki Kopernik w drugim dniu (22.06.17r.) - rezerwacja dokonana przez Zamawiającego, wejście o godz. 13:20.

7) Zakwaterowanie - przyjazd w dniu 21 czerwca 2017 r., odjazd w dniu 22 czerwca 2017 r. (jeden nocleg - zakwaterowanie w pokojach 2-5 osobowych, łóżka jednoosobowe z pościelą, pokoje dla uczestników mają być usytuowane w tej samej części hotelu/hostelu/pensjonatu).

8) Wyżywienie rozpoczynające się obiadokolacją w dniu 21.06.2017r. (2 daniową: zupa, drugie danie mięsne, surówka, kompot, deser słodki: lody lub ciastko). W dniu 22.06.2017r. zagwarantowanie: śniadania (ciepłe danie mleczne - płatki kukurydziane i mleko nie mniej niż 0,2 l na osobę, możliwość wyboru wędliny i sera nie mniej niż 0,10 kg na osobę oraz warzywa – pomidor, ogórek itp. nie mniej niż 0,10 kg na osobę, napój ciepły nie mniej niż 0,2 l na osobę oraz pieczywa białego i ciemnego w zależności od potrzeb); lunch (składający się z co najmniej 2 ciepłych przekąsek z napojem min. 0,2l na os.; obiadokolacja (danie mięsne, surówka, kompot, ziemniaki/frytki). Zagwarantowanie wody mineralnej niegazowanej, nie mniej niż 24 litry na wycieczkę.

9) Zorganizowanie czasu pobytu tj. atrakcje turystyczne min.: zwiedzanie Warszawy z przewodnikiem (Zamek Królewski, Plac Zamkowy z Kolumną Zygmunta III Wazy, Stare Miasto i Krakowskie Przedmieście, Pałac Prezydencki, Grób Nieznanego Żołnierza, Pałac Łazienkowski, ogrody na Dachu Biblioteki Uniwersyteckiej).

10) Ubezpieczenie NNW dla każdego uczestnika wycieczki.

1.2. Część II zamówienia obejmuje zorganizowanie wycieczki edukacyjno - integracyjnej do Centrum Hewelianum – gdańskie centrum nauki dla 101 uczniów (Szkół Podstawowych z terenu Gminy Czarna Dąbrówka + 8 opiekunów (bezkosztowo) w dniu 21 czerwca 2017 r.

W ramach realizacji usługi Wykonawca zapewnia:

1) Transport na trasie terenu gminy Czarna Dąbrówka – Gdańsk, Gdańsk – teren gminy Czarna Dąbrówka. Cztery miejsca zbiórki: parkingi Zespołów Szkół w Czarnej Dąbrówce, Rokitach, Nożynie oraz Szkole Podstawowej w Jasieniu.

2) Kierowcę z prawem jazdy właściwej kategorii i możliwości techniczne do przewozu osób, bezpieczne i higieniczne warunki przejazdu pojazdem sprawnym technicznie i dopuszczonym do ruchu kołowego

3) Podróż autokarem turystycznym o ilości miejsc wymaganej dla grupy wycieczkowej oraz o standardzie (siedzenia uchylne, klimatyzacja, itp.) i obsługą kierowców dostosowaną do czasu trwania wycieczki. Zagwarantowanie podczas podróży przerw postojowych (min. 1 w każdą stronę).

4) Pokrycie wszystkich wymaganych opłat drogowych i parkingowych;

5) Pokrycie kosztu biletów wstępu do Centrum Hewelianum (wystawa „Dookoła świata”, „Z energią”, „Hewelianum bez barier”)- rezerwacja dokonana przez Zamawiającego, wejście o godz. 12:30.

6) Wyżywienie: obiad dwudaniowy (zupa, danie mięsne, surówka, kompot, ziemniaki/frytki).

7) Ubezpieczenie NNW dla każdego uczestnika wycieczki.

8) Opiekę pilota na całe trasie.

2. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych. Zamawiający nie wprowadza ograniczenia liczby części zamówienia, jaka może zostać udzielona jednemu Wykonawcy. Wykonawca może złożyć ofertę na każdą z części zamówienia. Zamawiający dokona wyboru oferty na każdą część przedmiotu zamówienia osobno. Ocena ofert w zakresie poszczególnych części będzie niezależna od siebie. Odrzucenie oferty wykonawcy w zakresie jednej części nie powoduje automatycznie odrzucenia jego oferty w zakresie innej części.

3. Zamówienie stanowi część zadań projektu: „Akademia Otwartych umysłów – wzrost jakości edukacji ogólnej w Gminie Czarna Dąbrówka”,  współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020, Oś priorytetowa 3 Edukacja, Działanie 3.2 Edukacja ogólna, Poddziałanie 3.2.1 Jakość edukacji ogólnej, dofinansowanego na podstawie umowy  nr RPPM.03.02.01-22-0045/15-00.

KOD CPV: 63.51.10.00 – 4    Organizacja wycieczek

III.  TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Wymagany termin realizacji zamówienia:

• dla części I: 21-22 czerwca 2017 r.
• dla części II: 21 czerwca 2017 r.

IV. WARUNKI PŁATNOŚCI:

Z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie – po realizacji przedmiotu zamówienia w terminie 21 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionych faktur VAT.

V. Kryteria oceny oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert

1) Wybór oferty w zakresie każdej części zamówienia zostanie dokonany w oparciu o przyjęte w niniejszym postępowaniu kryteria przedstawione poniżej:

• cena oferty – waga 90 pkt.

• zapewnienie dodatkowych atrakcji – waga 10 pkt.

2) Opis kryteriów:

a) „cena oferty” – cena za realizację całości zamówienia przedstawiona w formularzu oferty (załącznik nr 1 do Zapytania); maksymalną ilość punktów w kryterium „cena oferty” otrzyma oferta z najniższą ceną.

Ocena w kryterium cena oferty będzie dokonywana na podstawie ceny za całą wycieczkę, podanej w pkt 1 formularza ofertowego, według wzoru:

P_c – liczba punktów uzyskanych przez ofertę badaną w kryterium „Cena oferty”

C_n - najniższa zaoferowana cena spośród wszystkich cen z ofert podlegających ocenie;

C_ob - cena oferty badanej;

b) „zapewnienie dodatkowych atrakcji”

• część I zamówienia:

- Zwiedzanie Muzeum Powstania Warszawskiego w Warszawie wraz z pokryciem kosztów biletów wstępu – B_a= 5 pkt

- Zwiedzanie Stadionu Narodowego w Warszawie wraz z pokryciem kosztów biletów wstępu –

B_b= 5 pkt

Ocena w kryterium „zapewnienie dodatkowych atrakcji” dla części I zamówienia będzie dokonywana na podstawie dodatkowych atrakcji zaznaczonych przez Wykonawcę w pkt. 2 formularza ofertowego, wg wzoru:

B_n= B_a+ B_b

• część II zamówienia:

- Zwiedzanie Stadionu Energa Gdańsk wraz z pokryciem kosztów biletów wstępu – B_c= 10 pkt.

Ocena w kryterium „zapewnienie dodatkowych atrakcji” dla części II zamówienia będzie dokonywana na podstawie dodatkowych atrakcji zaznaczonych przez Wykonawcę w pkt. 2 formularza ofertowego, wg wzoru:

B_n= B_c

3) Punktacja ważnych ofert dla obu części zamówienia dokonana zostanie w następujący sposób:

On = P_c + B_n

gdzie:

On – ilość punktów uzyskana przez Wykonawcę, którego oferta podlega ocenie,

P_c – liczba punktów uzyskanych przez ofertę badaną w kryterium „Cena oferty”

B_n– liczba punktów uzyskanych przez ofertę badaną w kryterium „Zapewnienie dodatkowych atrakcji”

Oferta, która otrzyma największą łączną ilość punktów w oparciu o ustalone kryteria, zostanie uznana za najkorzystniejszą, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów.

VI. Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.

VII. Opis sposobu obliczania ceny

1) Oferowana cena musi zawierać wszystkie koszty składające się na realizację przedmiotu niniejszego zamówienia z należytą starannością oraz podatek w należnej wysokości.

2) Wykonawca zobowiązany jest przedstawić w formularzu oferty (załącznik nr 1 do Zapytania) cenę jednostkową brutto zamówienia przypadającą na jednego uczestnika wycieczki (ucznia) i cenę całej wycieczki dla danej części zamówienia,  z uwzględnieniem podatku VAT w stawce obowiązującej na dzień składania ofert.

3) Cena oferty ma być wyrażona w PLN  z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku.

VIII. Warunki udziału w postępowaniu oraz wykaz dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu dla obu części zamówienia:

1) Warunki udziału w postępowaniu:

a) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca był wpisany do rejestru organizatorów turystycznych i pośredników turystycznych zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz. U. z 2016, poz. 187) i rozporządzenia Ministra Sportu i Turystyki z 6 października 2011 r. w sprawie Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych (Dz. U. z 2011r. Nr 225, poz. 1353) prowadzonej w Ministerstwie Sportu i Turystyki oraz Urzędach Marszałkowskich.

2) Zmawiający wymaga, aby Wykonawca był ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej.

3) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zorganizował co najmniej jedną wycieczkę na minimum 70 osób.

2) Wykaz dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu:

1) W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, określonych w ppkt. 1) powyżej, Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć:

a) Odpis z właściwego rejestru lub inny dokument potwierdzający spełnienie warunku określonego w ppkt. 1) lit. a);

b) opłaconą polisę lub inne dokumenty potwierdzające, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia;

c) wykaz wycieczek zorganizowanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, potwierdzające spełnienie warunku określonego przez Zamawiającego w punkcie ppkt. 1) lit. c); wg załącznika nr 2 do Zapytania.

3) Ocena spełnienia wyżej wskazanych warunków nastąpi na podstawie analizy przedłożonych przez Wykonawcę dokumentów i zweryfikowania ich zgodności z warunkami niniejszego zapytania.

4) Wykonawca nie może uzupełniać dokumentów wymaganych w niniejszym postępowaniu po terminie składania ofert.

IX. Miejsce i termin złożenia ofert:

Ofertę należy złożyć wyłącznie w wersji papierowej opisując „oferta na zorganizowanie wycieczek edukacyjno - integracyjnych dla uczniów z terenu Gminy Czarna Dąbrówka – część ……” do dnia 23.03.2017 r. do godz.13⁰⁰ w sekretariacie (pokój nr 6) Urzędu Gminy Czarna Dąbrówka, ul. Gdańska 5, 77-116 Czarna Dąbrówka (liczy się data wpływu a nie data stempla pocztowego).

X. Termin otwarcia ofert

Otwarcie ofert nastąpi w dniu 23.03.2017r. o godz. 13¹⁵ w pokoju nr 12 w budynku Urzędu Gminy Czarna Dąbrówka, ul. Gdańska 5.

XI. WYMOGI  FORMALNE:

1) Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej na formularzu oferty dołączonym do niniejszego zapytania. Oferta oraz załączniki do oferty muszą byś podpisane przez osobę (osoby) uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający uprawnienie do podpisania oferty.

2) Zamawiający odrzuci oferty:

1. których treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego, o którym mowa w pkt. II niniejszego zapytania;
2. złożone przez wykonawców niespełniających warunków, określonych w zapytaniu ofertowym;
3. które zostały złożone po wyznaczonym terminie na składanie ofert.

3) Oferty złożone po terminie składania ofert, określonym w pkt. IX zapytania, Zamawiający niezwłocznie zwraca oferentom.

4) Modyfikacja treści zapytania ofertowego jest możliwa przed upływem terminu składania ofert. W przypadku zmiany treści zapytania ofertowego, Zamawiający umieści informacje o zmianie zapytania ofertowego w bazie konkurencyjności oraz na stronie internetowej www.bip.czarnadabrowka.pl w zakładce „Zamówienia publiczne”, na której opublikował Zapytanie ofertowe.

5) Zamawiający poinformuje Wykonawców o wyniku postępowania w ciągu 7 dni liczonych od terminu otwarcia ofert. Informacja o wyniku postępowania przekazana zostanie pisemne lub e-mailem lub faksem (na adres e-mail lub nr faksu wskazany przez Wykonawcę w formularzu oferty).

6) Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza  zobowiązany będzie do zawarcia umowy na warunkach określonych we wzorze umowy (załącznik nr 3 i 4 do niniejszego zapytania), w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego.

1. Zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności:

1. zmiana terminu wycieczki powodowana siłą wyższą (m.in. złe warunki atmosferyczne, stan klęski żywiołowej)
2. zmiana programu wycieczki powodowana siłą wyższą, decyzjami władz państwowych, zamknięciem obiektów, lub obiektywną przyczyną nie wynikającą z zaniechania Wykonawcy w porozumieniu i za zgodą Zamawiającego.

8) Złożenie niniejszego zapytania ofertowego nie jest równoznaczne ze złożeniem zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie jego przeprowadzania bez podania przyczyny.

XII. Osobą upoważnioną do udzielenia wszelkich wyjaśnień – jest pracownik Urzędu Gminy Celina Papuga tel. 59 82126 43, e-mail: zamowienia.publiczne@czarnadabrowka.pl

Pracownicy merytoryczni: Beata Wolska, Marzena Mielewczyk

Sporządziła: Celina Papuga