Biuletyn Informacji Publicznej
Urząd Gminy Czarna Dąbrówka

Zapytanie ofertowe

Gmina Czarna Dąbrówka w oparciu o art. 4 punkt 8 ustawy z dnia z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (t.j. Dz. U. 2018 r., poz. 1986 z późn. zm.) oraz na podstawie Zarządzenia Wójta nr 41/2015 z dnia 09.06.2015 r. w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Gminy w Czarnej Dąbrówce „Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro” zaprasza do złożenia oferty na:

„Pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych Osobowych przetwarzanych w Urzędzie Gminy Czarna Dąbrówka oraz jednostkach podległych”

I. Zamawiający:

Gmina Czarna Dąbrówka, ul. Gdańska 5, 77-116 Czarna Dąbrówka

tel. 59/821-26-43, faks. 59/821-26-44, e-mail: gmina@czarnadabrowka.pl

II. Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych Osobowych przetwarzanych w Urzędzie Gminy Czarna Dąbrówka oraz jednostkach tj. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Czarnej Dąbrówce, Gminne Centrum Kultury i Biblioteka w Czarnej Dąbrówce, Zakład Gospodarki Komunalnej w Czarnej Dąbrówce, Szkołą Podstawowa w Czarnej Dąbrówce, Szkoła Podstawowa w Jasieniu, Szkołą Podstawowa w Nożynie i Szkoła Podstawowa w Rokitach.

Zakres usług obejmuje:

1) Przedmiotem zamówienia jest pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych Osobowych przetwarzanych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony danych osobowych osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO) oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) na zasadach określonych w obowiązujących przepisach.

2) Zadania Inspektora Ochrony Danych Osobowych określone w obowiązujących przepisach prawa, w tym w szczególności określone art. 39 Rozporządzenia RODO tj.:

a) informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy Rozporządzenia oraz innych przepisów i doradzanie im w tej sprawie;

b) monitorowanie przestrzegania Rozporządzenia i innych przepisów o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie;

c) udzielanie na żądanie zleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35 Rozporządzenia;

d) współpraca z organem nadzorczym Zamawiającego;

e) pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach;

f) pełnienie roli punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących im na mocy niniejszego rozporządzenia;

g) oraz inne wynikające ze współpracy z Zamawiającym.

Obowiązki Inspektora Ochrony Danych Osobowych:

a) wypełnianie obowiązków w oparciu o Rozporządzenie RODO i innych przepisów obowiązujących w tym zakresie;

b) wypełnienie swoich zadań z należytym uwzględnieniem ryzyka związanego z operacjami przetwarzania, mając na uwadze charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania;

c) systematyczna analiza przepisów i tworzenie wytycznych dla Zmawiającego w tym zakresie;

d) opracowanie, opiniowanie oraz doprowadzenie do zawierania umów w przedmiocie przetwarzania danych osobowych;

e) weryfikacja, aktualizacja, dokumentacji i wewnętrznych procedur dotyczących przetwarzania danych osobowych;

f) doradztwo merytoryczne oraz prowadzenie szkoleń na temat wytycznych, rekomendacji i dobrych praktyk z zakresu ochrony danych osobowych;

g) cykliczne prowadzenie audytów bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych oraz opracowanie raportów wraz z rekomendacjami i zaleceniami we wszystkich obszarach, gdzie dane osobowe są przetwarzane;

h) wykonywanie czynności związanych z zapewnieniem prawa dostępu do danych;

i) nadzorowanie działań Administratora w zakresie przestrzegania ogólnego Rozporządzenia RODO;

j) prowadzenie korespondencji z organem nadzorczym, udział w kontrolach organu nadzorczego oraz współpraca z organem nadzorczym;

k) wszelkie inne czynności które okażą się niezbędne dla prawidłowego wykonania zadań inspektora ochrony danych osobowych.

III. Warunki zlecenia

1) Usługa winna być wykonywana w siedzibie urzędu Zamawiającego lub siedzibie Wykonawcy w przeciętnym wymiarze 8 godzin tygodniowo, przy czym co do zasady obecność Wykonawcy w siedzibie urzędu Zamawiającego winna mieć miejsce do 4 razy w miesiącu w ilości 2 godzin, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym (na co najmniej 3 dni przed spotkaniem).

2) Ustala się również możliwość konsultacji telefonicznych oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej.

3) Usługi będą świadczone na podstawie pisemnej umowy zawartej z osobą lub podmiotem uprawnionymi do świadczenia usługi.

IV. Okres świadczenia usług

Okres, na który zostanie zawarta umowa: od dnia podpisania umowy do końca roku 2019 r.

V. Kryteria wyboru oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert

1) Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający stosować będzie wyłącznie kryterium ceny – cena 100%.

Cena - łączna kwota brutto określona przez Wykonawcę.

2) Punktacja ważnych ofert dokonana zostanie w następujący sposób:

Cena oferty ma być wyrażona w PLN zgodnie z polskim systemem płatniczym.

VI. Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.

VII. Opis sposobu przedstawienia ceny

1) Wykonawca zobowiązany jest przedstawić miesięczną cenę brutto wraz z rozbiciem na cenę netto oraz podatek od towarów i usług według stawki obowiązującej na dzień składania ofert.

2) Cena oferty ma być wyrażona w PLN zgodnie z polskim systemem płatniczym, z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku.

VIII. Miejsce i termin złożenia ofert:

Ofertę można złożyć faksem na nr 59 82 12 644 lub drogą elektroniczną na adres e-mail: gmina@czarnadabrowka.pl lub drogą pocztową na adres Urząd Gminy Czarna Dąbrówka, ul. Gdańska 5, 77-116 Czarna Dąbrówka (liczy się data wpływu a nie data stempla pocztowego) lub osobiście w sekretariacie Urzędu (pokój nr 6) do dnia 18.03.2019 r. do godz.10⁰⁰

IX. Wymogi formalne i pozostałe informacje:

1) Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej.

2) Oferta musi być podpisana przez osobę/y uprawnioną/e do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy.

3) Zamawiający nie będzie rozpatrywał ofert, które:

a) wpłynęły po terminie składania ofert;

b) nie spełniają warunków wymienionych w niniejszym zapytaniu;

c) nie odpowiadają treści zapytania.

4) Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, zobowiązany będzie do zawarcia umowy w formie pisemnej w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego.

5) Zamawiający informuje o wyborze oferty tylko wykonawcę, który złożył najkorzystniejszą ofertę – informacja jest wysyłana na podany w ofercie adres e-mail.

6) Złożenie niniejszego zapytania nie jest równoznaczne ze złożeniem zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie jego przeprowadzania bez podania przyczyny.

7) Przed podpisaniem umowy Wykonawca przedłoży Zamawiającemu poświadczone przez siebie za zgodność z oryginałem kopie uprawnień zawodowych osób wskazanych przez Wykonawcę do realizacji przedmiotu zamówienia oraz aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centrali ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.

8) Umowa będzie realizowana tylko w przypadku zabezpieczenia środków na zadanie w budżecie gminy Czarna Dąbrówka na okres objęty niniejszym zapytaniem.

X. Osoba do kontaktu

Osobą upoważnioną do udzielenia wszelkich wyjaśnień – jest pracownik Urzędu Gminy Joanna Parszewska tel. 59 82126 43, e-mail: j.parszewska@czarnadabrowka .

XI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest /nazwa i adres oraz dane kontaktowe zamawiającego/:

Nazwa zamawiającego: Gmina Czarna Dąbrówka

Adres zamawiającego: ul. Gdańska 5, 77-116 Czarna Dąbrówka

Telefon: 59 82 12 643

Faks: 59 82 12 644

Adres strony internetowej: www.bip.czarnadabrowka.pl

Adres poczty elektronicznej: gmina@czarnadabrowka.pl

2) kontakt do IOD: e-mail: gmina@czarnadabrowka.pl

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie niniejszego zamówienia, prowadzonym w formie zapytania ofertowego na podstawie art. 4 punkt 8 ustawy z dnia z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych;

4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy Pzp;

5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

8) posiada Pani/Pan:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ^**;

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;

d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

9) nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO .

^* Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych.

^** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

^*** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

XI. Załączniki:

Formularz ofertowy