Biuletyn Informacji Publicznej
Urząd Gminy Czarna Dąbrówka

Wyjaśnienie treści SIWZ

W związku ze złożonymi pytaniami dotyczącymi treści Specyfikacji istotnych warunków zamówienia, Zamawiający działając na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą Pzp, przekazuje treść zapytań wraz z wyjaśnieniami:

Pytanie nr 1.

Czy Zamawiający wyraża zgodę na zmianę formy przesyłania oferty – dopuszczenie przesłania oferty elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym wraz z elektronicznie podpisanym pełnomocnictwem lub skanu podpisanej ręcznie oferty na adres mailowy Zamawiającego w związku z dynamiczną sytuacją związaną z epidemią koronawirusa w Polsce i odstąpienie od przesłania oferty drogą pocztową lub przesłanie jej w późniejszym, bezpieczniejszym terminie? Prośba wynika z wewnętrznych obostrzeń w zakresie polityki bezpieczeństwa.

Wyjaśnienie nr 1.

Zgodnie z pkt 10 ppkt 10.4 SIWZ „Zamawiający nie dopuszcza złożenia oferty w postaci elektronicznej”. Obecna sytuacja związana z epidemią koronawirusa w Polsce nie zobowiązuje Zamawiającego do zmiany sposobu przygotowania i złożenia oferty.

Pytanie nr 2.

W odniesieniu do zapisów SIWZ i umowy, informujemy, że Wykonawca daje możliwość tankowania paliwa na wszystkich swoich stacjach, umożliwiających dokonywanie transakcji przy użyciu kart paliwowych. Czy Zamawiający może zaakceptować taką sytuację i w przypadku ewentualnej modernizacji lub wyłączenia ze sprzedaży danej stacji dokonywać transakcji na innej stacji paliw Wykonawcy położonej najbliżej siedziby stacji wyłącznej lub modernizowanej (w okresie realizacji umowy może zaistnieć taka ewentualność – dostosowanie standardu do wymogów Unii Europejskiej)?

Wyjaśnienie nr 2.

Zamawiający może zaakceptować taką sytuację i w przypadku ewentualnej modernizacji lub wyłączenia ze sprzedaży danej stacji dokonywać transakcji na innej stacji paliw Wykonawcy położonej najbliżej siedziby stacji wyłącznej lub modernizowanej, niemniej jednak zmiana miejsca transakcji nie może wywoływać skutków negatywnych dla Zamawiającego.

Pytanie nr 3.

Czy Zamawiający w związku z określeniem w kryterium odległości stacji paliw od siedziby Zamawiającego zakłada maksymalną odległość czy zaakceptuje również ofertę Wykonawcy, który posiada najbliższą stację w odległości ponad 20 kilometrów od siedziby Zamawiającego?

Wyjaśnienie nr 3.

Zastosowanie procedury udzielenia zamówienia publicznego określonej w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych - zwanej dalej „ustawą PZP” - ma na celu wyłonienie spośród wszystkich ofert złożonych w danym postępowaniu, oferty najkorzystniejszej dla zamawiającego (art. z art. 91 ust. 1 ustawy PZP). Definicję najkorzystniejszej oferty zawiera art. 2 pkt 5 ustawy PZP. W myśl tego przepisu ofertą najkorzystniejszą jest oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego, albo ofertę z najniższą ceną – stosownie do wyjaśnień Urzędu Zamówień Publicznych, kryteria oceny ofert, zastosowane przez Zamawiającego w postępowaniu służą między innymi temu aby powziąć przekonanie o tym, że zamówienie zostanie wykonane należycie i zgodnie z potrzebami zamawiającego, a nie odrzuceniu oferty, a ocena ofert będzie dokonywana zgodnie z SIWZ.

Pytanie nr 4.

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dokonywania zakupu paliwa w formie bezgotówkowej przy użyciu kart paliwowych zaakceptuje, aby karty paliwowe wydane zostały w ciągu 10 dni roboczych od przedłożenia wniosku/zamówienia na karty przez Zamawiającego po podpisaniu umowy na dedykowanym portalu internetowym lub przedłożenia wniosku/zamówienia w przypadku blokady danej karty (utrata, zmiana danych i itp.) lub zamówienia nowej karty?

Wyjaśnienie nr 4.

Zamawiający nie dopuszcza możliwości dokonywania zakupu paliwa w formie bezgotówkowej przy użyciu kart paliwowych.

Pytanie nr 5.

Czy Zamawiający w przypadku dopuszczenia możliwości dokonywania zakupu paliwa w formie bezgotówkowej przy użyciu kart paliwowych zaakceptuje opłaty za karty:

* 0 zł netto za kartę nową,

* 0 zł netto za kartę dodatkową wydawaną w trakcie realizacji umowy

* 10 zł netto za kartę wymienną (na skutek zagubienia, kradzieży, zmiany dotychczasowych danych etc.)

Wyjaśnienie nr 5.

Zamawiający nie dopuszcza możliwości dokonywania zakupu paliwa w formie bezgotówkowej przy użyciu kart paliwowych.

Pytanie nr 6.

Czy Zamawiający dopuszcza poniższą formę dokonywania transakcji i, jeśli tak, doda poniższy zapis do zapisów umowy w przypadku wyboru Wykonawcy, który oferuje zakup za pomocą kart flotowych:

„Bezgotówkowa sprzedaż paliw odbywać się będzie poprzez tankowanie pojazdów i maszyn będących w użytkowaniu Zamawiającego w stacjach/ sieci paliw Wykonawcy – za pomocą kart paliwowych Wykonawcy wydanych Zamawiającemu. Pracownik Zamawiającego tankujący paliwo do pojazdów i maszyn będących w użytkowaniu Zamawiającego na stacji paliw Wykonawcy zobowiązany jest do wprowadzenia właściwego kodu PIN przypisanego indywidualnie do karty paliwowej i jako potwierdzenie transakcji otrzyma dowód wydania (wydruk z terminala), gdzie jeden egzemplarz dowodu wydania otrzymuje pracownik Zamawiającego, a drugi egzemplarz dowodu wydania zostaje na stacji paliw Wykonawcy. Dowód wydania (wydruk z terminala) będzie zawierał następujące dane: numer rejestracyjny tankowanego pojazdu, datę poboru paliwa, ilość i wartość zakupionego paliwa, numer karty paliwowej.”?

Wyjaśnienie nr 6.

Zamawiający nie dopuszcza możliwości dokonywania zakupu paliwa w formie bezgotówkowej przy użyciu kart paliwowych.

Pytanie nr 7.

Czy Zamawiający wyraża zgodę na odstąpienie od wymagania zawartego w § 2 ust.2? Wykonawca nie ma możliwości zapewnienia pierwszeństwa tankowania.

Wyjaśnienie nr 7.

Zamawiający nie wyraża zgody na odstąpienie od wymagania zawartego w § 2 ust.2 wzoru umowy.

Pytanie nr 8.

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość odstąpienia lub zmiany zapisu w § 3, gdyż potwierdzenie za dokonane transakcje za pomocą kart paliwowych generowane jest w formie wydruku z terminala( dowód wydania) oraz nie jest on podpisywany, gdyż zatwierdzenie transakcji odbywa się za pomocą wprowadzenia poprawnego kodu PIN.

Dowód wydania zawiera następujące informacje:

• Dokładny adres stacji paliw

• Nr karty, na którą dokonywana była transakcja

• Nr rejestracyjny samochodu

• Kwota do zapłaty

• Ilość wydanego paliwa

• Wartość wydanego paliwa

• Data i godzina transakcji

Jeden egzemplarz dowodu wydania zostaje wydany kupującemu, natomiast drugi, pozostaje na stacji paliw.

Wyjaśnienie nr 8.

Zamawiający nie dopuszcza możliwości dokonywania zakupu paliwa w formie bezgotówkowej przy użyciu kart paliwowych.

Pytanie nr 9.

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość w § 5 ust. 3 oraz formularzu oferty, aby termin płatności wynosił 21 dni od daty wystawienia faktury? Wykonawca nie ma możliwości zaproponowania tak długiego terminu jak i termin od doręczenia faktury nie jest możliwy w systemie Wykonawcy.

Wyjaśnienie nr 9.

Zamawiający nie dopuszcza możliwość zmiany zapisu § 5 ust. 3 umowy poprzez wprowadzenie zmiany terminu płatności. Zamawiający dopuszcza możliwość doręczenia faktury w formie elektronicznej, gdzie termin wystawienia faktury może stanowić jednocześnie dzień jej dostarczenia Zamawiającemu.

Pytanie nr 10.

Czy istnieje możliwość zmiany zapisu § 5 ust. 5 na proponowany:

„Za termin dokonania płatności uważa się datę wpływu należności z tytułu dokonanej sprzedaży produktów i usług na rzecz Zamawiającego na rachunek bankowy Wykonawcy.”?

Wyjaśnienie nr 10.

Zamawiający nie dopuszcza możliwość zmiany zapisu § 5 ust. 5 umowy na proponowany w Pytaniu nr 10.

Pytanie nr 11.

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisów § 5 ust. 6, gdyż dokumentem potwierdzającym wydanie paliwa na stacji paliw Wykonawcy, jest dowód wydania (wydruk z terminala) na zapis: „Pracownik Zamawiającego tankujący paliwo do zbiorników pojazdów należących do Zamawiającego, na stacji paliw Wykonawcy zobowiązany jest do wprowadzenia właściwego kodu PIN przypisanego indywidualnie do karty paliwowej i jako potwierdzenie transakcji otrzyma dowód wydania (wydruk z terminala), gdzie jeden egzemplarz dowodu wydania otrzymuje pracownik Zamawiającego, a drugi egzemplarz dowodu wydania zostaje na stacji paliw Wykonawcy. Dowód wydania (wydruk z terminala) będzie zawierał następujące dane: numer rejestracyjny tankowanego pojazdu, datę poboru paliwa, ilość i wartość zakupionego paliwa, numer karty paliwowej.”?

Dodatkowo informuję, iż dowody wydania (wydruki z terminala) nie są podpisywane przez kierowców Zamawiającego ani przez pracowników stacji paliw Wykonawcy.

Wyjaśnienie nr 11.

Zamawiający nie dopuszcza możliwości dokonywania zakupu paliwa w formie bezgotówkowej przy użyciu kart paliwowych.

Pytanie nr 12.

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość doprecyzowania zapisów § 6 ust. 5 poprzez dodanie po słowach: „pokryje również” słowo: „udokumentowane”?

Wyjaśnienie nr 12.

Zamawiający dopuszcza możliwość doprecyzowania zapisów § 6 ust. 5 umowy, tak jak wskazano w Pytaniu nr 12.

Pytanie nr 13.

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość usunięcia z zapisów § 6 ust. 5 zapisu: „oraz wszelkie inne szkody powstałe z tego tytułu, w tym utracone korzyści”? Wykonawca pokrywa jedynie koszty udokumentowanych szkód i nie obejmuje to utraconych korzyści.

Wyjaśnienie nr 13.

Zamawiający nie dopuszcza możliwość usunięcia z zapisów § 6 ust. 5 umowy o treści jak w Pytaniu nr 13.

Pytanie nr 14.

Czy istnieje możliwość odstąpienia od wymogu przedstawiania na każde żądanie świadectw jakości oferowanych paliw (§ 6 ust. 6 i 7), gdyż dokumenty dotyczą dostarczonej pewnej partii paliwa i są ogólnodostępne na każdej stacji a więc również i dla Zamawiającego?

Wyjaśnienie nr 14.

Zamawiający nie widzi możliwość odstąpienia od wymogu przedstawiania na każde żądanie świadectw jakości oferowanych paliw, gdyż są to przypadki uzasadnione przez Zamawiającego § 6 ust. 6 i 7 umowy.

Pytanie nr 15.

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość odstąpienia od zapisu § 7 ust. 2 pkt 1)? Wykonawca nie ma możliwości zapewnienia pierwszeństwa tankowania.

Wyjaśnienie nr 15.

Zamawiający nie dopuszcza możliwość odstąpienia od zapisu § 7 ust. 2 pkt 1).

Pytanie nr 16.

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dodania w § 7 ust. 2 pkt 2), iż niewłaściwa jakość paliw musi zostać potwierdzona przez niezależne, akredytowane laboratorium wybrane przez Strony, a kara będzie naliczana za każdy przypadek potwierdzenia, a nie za każde tankowanie?

Wyjaśnienie nr 16.

Zamawiający dopuszcza aby niewłaściwa jakość paliw została potwierdzona przez niezależne, akredytowane laboratorium wybrane przez Strony. Nie dopuszcza zaś zmiany zapisów w umowie poprzez dodania w § 7 ust. 2 pkt 2) treści jak w Pytaniu nr 16.

Pytanie nr 17.

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dodania w § 7 kolejnego ustępu o treści: "Niezależnie od sposobu rozliczenia kar umownych, Strona występująca z żądaniem zapłaty kary umownej wystawi na rzecz drugiej Strony notę księgową (obciążeniową) na kwotę należnych kar umownych."?

Wyjaśnienie nr 17.

Rozliczenie kar umownych może zostać udokumentowane za pomocą dokumentu księgowego, w tym notą księgową. W związku z powyższym Zamawiający bierze pod uwagę możliwość wystawienia na rzecz drugiej Strony notę księgową (obciążeniową) na kwotę należnych kar umownych. Niemniej jednak mając na uwadze rodzaje rozliczenia kar umownych nie dopuszcza możliwości dodania w § 7 umowy kolejnego ustępu o treści jak w Pytaniu nr 17.

Pytanie nr 18.

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dołączenia już do właściwej umowy (po wyborze oferenta) załącznika w postaci ogólnych warunków sprzedaży i używania kart paliwowych Wykonawcy - w odniesieniu do kwestii nie uregulowanych w umowie (wskazany regulamin stanowi załącznik niniejszej korespondencji)?

Wyjaśnienie nr 18.

Zamawiający nie dopuszcza możliwości dołączenie załącznika do umowy w postaci ogólnych warunków sprzedaży i używania kart paliwowych Wykonawcy o treści przedstawionej przez Wykonawcę.

Pytanie nr 19.

Z uwagi na zadane pytania oraz okres świąteczny Wykonawca prosi o przesunięcie terminu składania ofert do dnia 18.06.2020.

Wyjaśnienie nr 19.

Zamawiający nie planuje przesunięcie terminu składania ofert do dnia 18.06.2020 r.

Zamawiający wskazuje, iż niniejsze wyjaśnienia stanowią integralną część SIWZ. Pozostałe zapisy SIWZ pozostają bez zmian.