Referat Organizacyjno - Administracyjny

Kierownik:
Joanna Parszewska

telefon:
59 821-26-43

e-mail:
sekretarz@czarnadabrowka.pl

Zadania referatu

• obsługa sekretariatu,
• obsługa organizacyjna i administracyjna Wójta i Sekretarza,
• przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
• prowadzenie ewidencji korespondencji,
• prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków i listów wpływających do Urzędu,
• przygotowywanie pomieszczeń i obsługa - w tym protokołowanie spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta, Sekretarza,
• prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,
• nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
• prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego,
• przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem, bądź kierowanie ich do właściwych stanowisk pracy,
• zaopatrywanie Urzędu w materiały biurowe i kancelaryjne,
• prowadzenie magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych,
• prowadzenie gospodarki drukami i formularzami,
• wydawanie na prośbę interesantów zaświadczeń, poświadczeń,
• prowadzenie kancelarii tajnej,
• prowadzenie spraw związanych z ochroną tajemnicy państwowej i służbowej, w tym zapewnienie ochrony informacji niejawnych, kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzeganie przepisów o ochronie tych informacji,
• zapewnienie obsługi administracyjnej Rady, jej Komisji oraz sprawy kancelaryjno-techniczne,
• przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie stanowiskami pracy materiałów dotyczących projektów uchwał Rady jej Komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,
• przechowywanie uchwał podejmowanych przez organy Gminy,
• przekazywanie - za pośrednictwem sekretariatu - korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
• przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady jej Komisji,
• podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady i jej Komisji,
• protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań,
• prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń i innych postanowień Rady i Komisji,
• prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
• organizowanie szkoleń radnych i członków komisji Rady,
• prowadzenie dokumentacji jednostek pomocniczych gminy,
• prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej w celu powszechnego udostępniania informacji publicznej za pomocą sieci internetowej wynikającej z ustawy o dostępie do informacji publicznej,
• nadzór nad sprzętem komputerowym i oprogramowaniem znajdującym się w Urzędzie,
• prowadzenie rejestru programów, sprawdzanie legalności,
• czuwanie nad bezpieczeństwem danych na nośnikach magnetycznych.
• obsługa informatyczna Urzędu,
• realizacja zadań wynikających z ustawy o ewidencji ludności,
• przygotowywanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania lub wymeldowania,
• wykonywanie ustawy o zgromadzeniach,
• wydawanie pozwoleń na zbiórki publiczne,
• ewidencjonowanie działalności gospodarczej,
• wydawanie zezwoleń na sprzedaż alkoholu, ustalenie wysokości opłat za sprzedaż napojów alkoholowych,
• ustalanie liczby punktów sprzedaży napojów alkoholowych,
• ustalanie zasad usytuowania miejsc sprzedaży napojów alkoholowych,
• opracowanie i realizacja gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych,
• współpraca z komisją do spraw przeciwdziałania alkoholizmowi,
• ustalanie czasu pracy placówek handlowych, usługowych i gastronomicznych,
• przygotowywanie decyzji w sprawach dodatków mieszkaniowych,
• sporządzanie list wypłat dodatków mieszkaniowych,
• sporządzanie i aktualizowanie spisów wyborczych,
• obsługa gospodarcza Urzędu, w tym dbanie o czystość i system ogrzewania.